КОДЕКС ПОВЕДІНКИ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ
Компанії ACE Logistics дотримуються норм, визначених етичними принципами, та діють на всіх рівнях та місцях чесно та етично.
ACE Logistics має політику нульової толерантності до неетичної ділової поведінки, такої як хабарництво та корупція. Ми очікуємо, що всі наші співробітники, постачальники та партнери дотримуватимуться аналогічних стандартів та діятимуть етично. Кодекс поведінки визначає основні принципи, що лежать в основі нашої ділової діяльності.
Кожен співробітник ACE Logistics, який помічає або має підозри щодо порушень Кодексу поведінки, повинен негайно повідомити про це свого безпосереднього керівника, керуючого директора компанії або менеджера з якості та персоналу Групи.
1. БЕЗПЕЧНЕ РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ
ACE Logistics несе відповідальність за своїх працівників і прагне створити для них безпечне та здорове робоче середовище.
Кожен працівник несе відповідальність за виконання цього зобов’язання, дотримуючись усіх процедур охорони здоров’я та безпеки праці, а також підтримуючи безпечне та здорове робоче місце. Про всі нещасні випадки на виробництві, небезпечне обладнання, небезпечні практики та умови необхідно повідомляти безпосередньому керівнику або особі, відповідальній за безпеку на робочому місці. Це включає вживання алкоголю та незаконних наркотиків на робочому місці.
ACE Logistics очікує, що всі її працівники, особливо керівний персонал, будуть завжди віддані дотриманню безпеки на робочому місці.
Кожен керівник несе відповідальність за надання працівникам ACE Logistics відповідної інформації з охорони здоров’я та безпеки праці, а також за навчання щодо безпечної евакуації з будівель, правильного поводження з обладнанням, інструментами та хімічними речовинами на робочому місці.
2. СПРАВЕДЛИВІ УМОВИ ПРАЦІ
ACE Logistics забезпечує справедливу оплату праці та розумний робочий час для своїх співробітників у кожній країні, а також засуджує будь-яку форму примусової або дитячої праці.
ACE Logistics поважає конфіденційність своїх співробітників та захищає відповідну інформацію.
ACE Logistics не допускає дискримінації щодо співробітників, усі співробітники мають право на справедливе та рівне ставлення. Співробітники, які мають однакову кваліфікацію, досвід та результати роботи, повинні отримувати рівну оплату за рівний обсяг роботи.
Кількість робочих годин повинна відповідати чинному законодавству. Звичайний робочий тиждень не перевищує норм, що випливають із законодавства відповідної країни.
3. УНИКНЕННЯ КОНФЛІКТУ ІНТЕРЕСІВ
ACE Logistics очікує від своїх співробітників та членів своїх організаційних підрозділів поведінки, яка не завдає шкоди інтересам та репутації компанії.
Зовнішня робота не повинна передбачати використання конкурента ACE Logistics, а також використання обладнання чи конфіденційної інформації ACE Logistics, такої як комп’ютери, програмне забезпечення, інформація про клієнтів тощо.
За винятком обмежених обставин, ACE Logistics не повинна наймати, контролювати або впливати на члена сім’ї або близького особистого родича в ACE Logistics, якщо попередньо не надано дозвіл керуючого директора компанії відповідного напрямку. Вкрай важливо, щоб вибір партнерів базувався на об’єктивних критеріях, включаючи чесність, якість та ефективність, а не на особистих інтересах.
4. ЗАХИСТ АКТИВІВ ТА ІНФОРМАЦІЇ КОМПАНІЇ
Усі співробітники зобов’язані захищати активи ACE Logistics та забезпечувати їх ефективне використання. Вони повинні використовуватися лише в законних цілях та для бізнесу ACE Logistics. Усі співробітники повинні використовувати систему зв’язку ACE Logistics лише в бізнес-цілях та робити це належним чином та відповідно до законів.
Забороняється завантажувати або розповсюджувати будь-які матеріали, які є незаконними, образливими або можуть негативно позначитися на репутації ACE Logistics. Ми також повинні проявляти розсудливість та обачність під час написання електронних листів, щоб забезпечити професійне та доречне спілкування.
Успіх ACE Logistics як бізнесу ґрунтується на знаннях її співробітників. Співробітники повинні гарантувати, що операційні та бізнес-таємниці ACE Logistics, а також її ділових партнерів не стануть відомими за межами компанії. Забороняється публікувати операційні або бізнес-таємниці без дозволу, передавати їх третім особам або використовувати їх для власних цілей без дозволу.
5. ЗАХИСТ ДОВКІЛЛЯ
ACE Logistics вважає себе відданою принципам сталого використання природних ресурсів. Тому цілком природно, що ACE Logistics дотримується законодавчих норм, що застосовуються до захисту довкілля.
У ACE Logistics ми прагнемо забезпечити мінімальний вплив нашої щоденної діяльності та продовжуватимемо контролювати нашу діяльність, щоб забезпечити постійне вдосконалення.
ACE Logistics прагне мінімізувати вплив на довкілля у всій своїй діяльності та дотримуватиметься законів і норм щодо охорони довкілля у всіх країнах, де ми працюємо. Таке зобов’язання та його дотримання вимагається від усіх співробітників ACE Logistics. ACE Logistics постійно оцінюватиме екологічні аспекти своєї діяльності, щоб надавати послуги без надмірного впливу на довкілля.
6. РОБОТА ЗІ ЗМІ
Надання громадськості, включаючи ЗМІ, чіткої, орієнтованої на діалог та послідовної інформації зміцнює глобальний імідж ACE Logistics.
Офіційні заяви, особливо для ЗМІ, можуть робитися лише після консультації з керуючим директором відповідного регіону.
7. ПРИНЦИПИ БОРОТЬБИ З КОРУПЦІЄЮ
7.1 ПОЛІТИКА БОРОТЬБИ З ХАБАРНИЦТВОМ
Хабарництво означає: виплату грошей, обіцянку виплати грошей, дозвіл на виплату грошей або пропонування чи обіцянку чогось цінного особі, яка обіймає довіру, з метою неналежного впливу на судження чи поведінку цієї особи.
ACE Logistics вважає будь-яку форму хабарництва, вимагання та корупції неприйнятною.
ACE Logistics не займається підкупом будь-якого державного службовця, політичного кандидата, партії, посадовця партії, працівника приватного сектору чи фізичної особи. Навіть у випадках, коли ACE Logistics стикається з вимаганням у формі загрози фінансової шкоди або втрати бізнесу, будь-який вид хабарництва заборонений. Немає винятків для невеликих сум або так званих «платежів за сприяння» або «підмазування». Крім того, ACE Logistics також забороняє своїм співробітникам приймати або вимагати хабарі чи будь-які інші неправомірні переваги.
7.2 ПОЛІТИКА ЩОДО БЛАГОДІЙНИХ ВНЕСКІВ
Благодійні внески – це пожертви, що надаються авторитетній некомерційній установі чи організації, наприклад, у сфері ліквідації наслідків стихійних лих, без наміру отримати ділову перевагу, окрім ділової репутації та репутаційних переваг. Благодійні внески можуть бути фінансовими або натуральними (наприклад, послуги) і часто надаються в рамках діяльності компанії з корпоративної соціальної відповідальності.
ACE Logistics дозволяє благодійні внески лише за певних обставин:
- Вони не робляться для забезпечення ділової угоди;
- Вони робляться з законною метою;
- Вони надаються визнаній та авторитетній благодійній організації, а не окремій особі. У виняткових випадках, за схваленням керуючого директора ACE Logistics Group, благодійні внески можуть бути зроблені державним або урядовим установам (наприклад, лікарням). Благодійні внески державним або урядовим установам не повинні робитися з метою отримання неправомірної ділової переваги;
- Одержувач благодійного внеску не має жодних ділових чи приватних зв’язків з ACE Logistics та її співробітниками;
- Розмір внеску є розумним;
- Попереднє схвалення керуючого директора компанії.
7.3 ПОЛІТИКА ЩОДО СПОНСОРСТВА
Спонсорство – це виплати організації або особі, що здійснюються готівкою або в натуральній формі. Мета полягає в тому, щоб пов’язати ACE Logistics з популярною подією (наприклад, спортивним заходом, концертом, фестивалем тощо) або з відомою особою (наприклад, співаком, спортсменом тощо). Перевагою для ACE Logistics є асоціація її імені з відомими та знаменитими, що зазвичай призводить до більшої реклами та сильнішого бренду. Ділові стосунки між спонсором та стороною, що отримує допомогу, а також комерційна вигода для спонсора відрізняють спонсорство від благодійних внесків.
ACE Logistics дозволяє спонсорство лише за певних обставин:
- Спонсорованою стороною може бути лише визнана та авторитетна організація або особа;
- Спонсорські виплати здійснюються на користь ACE Logistics та з законною метою;
- Спонсорована сторона не має приватних зв’язків зі співробітниками ACE Logistics, таких як сімейні зв’язки;
- Спонсорський платіж прозоро задокументовано в угоді з організацією;
- Внесок може бути фінансовим або натуральним;
- Сума є розумною та відповідає місцевій практиці;
- Попереднє схвалення керуючого директора компанії.
7.4 ПОЛІТИКА ЩОДО ПОЛІТИЧНИХ ВНЕСКІВ
Політичний внесок (також званий політичним внеском) – це будь-який внесок, зроблений політику, політичній кампанії чи політичній партії. Це включає платежі, здійснені прямо чи опосередковано (тобто через знайомого чи будь-якого іншого посередника), а також внески готівкою чи натуральною формою.
Співробітникам ACE Logistics заборонено робити політичні внески в будь-якій формі для ACE Logistics або від його імені. Особисті внески співробітників ACE Logistics можуть робитися у власному порядку, якщо вони не зроблені з наміром або в результаті прямої чи опосередкованої користі для ACE Logistics, і якщо не задіяні кошти, ресурси, час чи активи ACE Logistics.
Крім того, співробітники ACE Logistics не повинні використовувати третіх осіб (тобто агентів, субпідрядників, консультантів чи інших посередників) для здійснення політичних внесків від імені ACE Logistics.
7.5 ПОЛІТИКА ЩОДО ПОДАРУНКІВ ТА РОЗВАГ
ACE Logistics дозволяє пропонувати та отримувати подарунки, гостинність, розваги та витрати, якщо вони:
- відповідають чинному законодавству та прийнятні відповідно до місцевої культури;
- пропонуються/обіцяються/даються або отримуються відкрито та безумовно;
- надаються без наміру отримати або зберегти будь-яку пряму ділову перевагу;
- мають розумну/помірну вартість, тобто незначну порівняно із середніми місцевими зарплатами;
- надаються або отримуються нечасто;
- відповідають гарному смаку, тобто не ображають почуттів інших людей щодо інвалідності, статі, культури, національності тощо;
- належним чином зареєстровані та задокументовані відповідно до місцевого законодавства;
- попереднє схвалення керуючого директора компанії.
«Подарунки» – це вигоди, надані установі або особі, як у державному, так і в приватному секторі, без наміру отримати ділову перевагу взамін, окрім переваг доброї волі та репутації. Приклад: офісні дрібнички.
«Гостинність та розваги» включають випадкові запрошення на звичайні спортивні, театральні чи інші культурні заходи, а також запрошення на скромні обіди/закуски або заходи для клієнтів.
7.5.1 ДОДАТКОВІ ВИМОГИ ДО ПОДАРУНКІВ
Подарунки приватного сектору повинні даруватися добросовісно, як жест доброї волі або для сприяння добрій справі. Крім того, подарунки завжди повинні даруватися в натуральній формі, а не грошима.
Слід враховувати відмінності між державним та приватним секторами:
Державний сектор
У більшості країн існують суворі обмеження щодо вартості подарунків, які можна дарувати державним службовцям. Тому всі подарунки державним службовцям (винятком є рекламні матеріали, такі як ручки, прес-пап’є, футболки або інші предмети з логотипом компанії) повинні бути попередньо схвалені керівником компанії. Усі подарунки, що даруються посадовцям, повинні залишатися в межах вартості, визначеної місцевим законодавством, і повинні бути зареєстровані в централізованому списку.
Приватний сектор
Дарування подарунків: усі подарунки, що даруються третім особам, повинні бути схвалені керуючим директором компанії. Винятки становлять рекламні матеріали, такі як ручки, прес-пап’є, футболки або інші предмети з логотипом Компанії. Подарунки повинні бути помірної вартості та відображати добрі місцеві звичаї.
Отримання подарунків: усі подарунки, які співробітники ACE Logistics приймають від ділових партнерів, повинні бути помірної вартості та відображати добрі місцеві звичаї.
7.5.2 ДОДАТКОВІ ВИМОГИ ДО ГОСТЕННОСТІ ТА РОЗВАГ
Гостинність та розваги повинні бути другорядними та пов’язаними з основною метою бізнесу. Крім того, гостинність та розваги завжди повинні бути в натуральній формі, а не в грошовій.
Потрібно враховувати відмінності між державним та приватним секторами:
Державний сектор
У більшості країн існують суворі обмеження щодо вартості гостинності та розваг, які можуть надаватися державним службовцям. Тому всі гостинність та розваги, що надаються державним службовцям, повинні бути попередньо схвалені керуючим директором ACE Logistics Group. Усі розваги, що надаються посадовцям, повинні залишатися в межах вартості, зазначеної в місцевому законодавстві, та повинні бути задокументовані відповідно до місцевого законодавства.
Приватний сектор
Розваги: витрати на розваги третіх осіб (вечері, обіди тощо) повинні бути помірної вартості та відображати добрі місцеві звичаї.
У разі перевищення цієї вартості (наприклад, спонсорування заходів тощо), керуючий директор компанії повинен письмово схвалити це до виникнення витрат.
Отримання розваг: витрати на отримання розваг від ділових партнерів (вечері, обіди тощо) повинні бути помірної вартості та відображати добрі місцеві звичаї. У разі перевищення цієї вартості (наприклад, спонсорування заходів, конференцій тощо), керуючий директор компанії повинен письмово схвалити це до заходу.
7.5.3 ДОДАТКОВІ ВИМОГИ ДО ВИТРАТ
Відшкодовувати слід лише витрати авторитетних установ або організацій.
Відшкодування ніколи не повинно переводитися на особистий банківський рахунок особи.
8. ПОРУШЕННЯ
Недотримання Кодексу поведінки супроводжується розслідуванням ймовірного порушення, яке може призвести до дисциплінарних заходів, передбачених законом.
Кожен працівник повинен негайно повідомити свого безпосереднього керівника, керуючого директора компанії або менеджера з якості та персоналу Групи про порушення Кодексу поведінки.
Якщо у вас є інформація про порушення, будь ласка, повідомте менеджера з якості та персоналу ACE Logistics Group, Інге Паррінг, за адресою inge.parring@ace.ee або за телефоном +372 509 2755.